高效会议

date
Dec 31, 2020
slug
meeting
status
Published
tags
技术管理
summary
type
Post

高效会议

有时候一天会被大大小小的各种会议打扰到爆,而让人最沮丧的是,会议讨论过程往往很多时候偏离的主题,从而导致低效,没有会议结论,就更别提什么效率了。
最近,公司「老大」提出在2021年的会议需要高效,议而决,决而果。所以,认真回忆了我在2020年参加会议的情况,感觉确实糟糕无比,那么如何开一个「高效」的会议呢。我思考了下面几个问题。
  • 我们为什么开会
  • 如何提高会议效果

我们为什么要开会


会议价值

思考的起点:我们还应该从「价值」的基本面去思考。
会议本身是一个讨论和决策的过程,其本身并不产生实际的价值。而真正产生价值的事情有2个,一个是「有形」的,一个是「无形」的。
  • 有形价值:会议产生的决议或行动项被落实,对产品或业务产生了价值;
  • 无形价值:让团队有条理、高效地开会,节省宝贵时间;
会议的目的是为了产生价值,价值是公司存在的意义。

生产「产品」复杂

互联网公司大都以某种「服务」作为价值的交付,每天团队是在通过知识去生产「产品」。信息技术革命让我们从劳动力作为主要生产力,转为知识作为主要主要生产力。而交付的「产品」往往需要不同技术领域和业务领域的知识综合产生的,这就决定了,「产品」的复杂程度较高。

所处环境复杂

当今社会,企业的竞争压力巨大,外部的竞争环境会给企业带来特别强烈的危机感和生存压力。在高压下,如何做出好的产品决策,并执行到位,这需要较为合理的组织架构和管理理念。而对于生产复杂「产品」的企业来说,需要的知识领域越来越多,需要各个专业的知识工作者也越来越多,所以,需要把组织内的知识工作者召集到一起,进行协作和沟通,让大家目标一致。

如何高效开会


从会议的生命周期来看,会议可以分成:「会前」、「会中」、「会后」

会前

会议有几个要素,「主题」「时间」「地点」「参与者」「资料」。
我们应该提前通知与会人上面的这些要素,会前资料非常重要,它是「高效」会议的重点,大家提前阅读资料。在开会时,都已经知晓了会议内容,和要讨论的事情。
在会议开始前,主持人应该提前5分钟达到现场,准好投影等设备,并提醒与会者会议马上开始。

会中

会议开始:首先应该阐明,会议的目的,也就是为什么开,需要达成什么共识或者行动项。
会议持续时间:个人认为应该控制好节奏,人的注意力是有限的,会议的讨论周期不应该特别长,如果需要很长,应该合理安排中间休息。

会后

这个阶段是会议价值的体现特别重要的一步。会议形成的决议,争议项,应该记录好,维护到企业的TODO LIST里面去,形成任务,并且主持人或相关OWNER,应该跟踪任务的进展。如果存在争议项,需要确认争议项在什么条件下,双方在进行讨论解决。

总结


只要公司还在运作,会议就一定会存在,所以,请每个人认真组织会议、认真参加会议,让会议产生真正的价值。

© 天行者YANG 2020 - 2022